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OpenEventi
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Clienti internazionali e cinesi

Un percorso chiaro per organizzare servizi in Italia

Open Eventi aiuta le aziende con sede fuori dall’Italia a preparare la parte locale del progetto attraverso un brief scritto, responsabilità concordate e un unico interlocutore italiano.

Progetti internazionali

Cosa definiamo prima della partenza

Il servizio viene preparato in base a sede, calendario, pubblico e requisiti operativi del progetto presso Roma e tutta Italia.

  • Perimetro, date, orari di lavoro e responsabilità sul posto
  • Lingue richieste e livello effettivo da verificare in selezione
  • Dress code, briefing di prodotto e contatto per le urgenze
  • Preventivo scritto in euro, servizi inclusi e voci opzionali

Esecuzione locale

I servizi disponibili tramite Open Eventi

Ogni richiesta viene verificata sulla disponibilità reale e confermata soltanto attraverso un preventivo scritto.

Progettazione e direzione creativa

Dal brief all’idea, con un cronoprogramma che regge.

Definiamo obiettivo, pubblico, messaggio e formato dell’evento, e li traduciamo in un progetto con scaletta, planimetrie, cronoprogramma e budget. È la fase che determina tutto il resto: farla bene costa poco, saltarla costa moltissimo.

  • Analisi del brief, degli obiettivi e del pubblico atteso
  • Concept creativo e format dell’evento
  • Scaletta, planimetrie e cronoprogramma di produzione
  • Budget dettagliato per voce, con margini di variazione dichiarati

Location scouting e contrattualizzazione

La sede giusta, alle condizioni giuste, con i vincoli chiari.

Selezioniamo e confrontiamo le sedi in base a capienza reale, accessibilità, vincoli tecnici e costi nascosti, poi ne gestiamo la contrattualizzazione. Il valore sta nel dire in anticipo cosa quella sala non ti permetterà di fare.

  • Selezione e confronto di sedi con capienza e vincoli reali
  • Sopralluoghi tecnici con planimetrie e verifiche di carico
  • Negoziazione e contrattualizzazione della sede
  • Gestione dei permessi e dei rapporti con la proprietà

Allestimenti, regia tecnica e produzione

Palco, audio, luci, video: tutto in un solo cronoprogramma.

Coordiniamo allestimento scenografico e fornitura tecnica: strutture, palco, audio, illuminazione, proiezione, streaming e regia. Un solo cronoprogramma per montaggio, prove e smontaggio, invece di quattro squadre che si ostacolano.

  • Allestimento scenografico e strutture
  • Audio, luci, video, proiezione e streaming
  • Regia dell’evento e gestione delle prove
  • Cronoprogramma unico di montaggio e smontaggio

Staff, accoglienza e segreteria

Le persone che fanno funzionare la giornata.

Hostess e steward, addetti agli accrediti, personale di sala, guardaroba, interpreti e coordinatori. Selezione, contratti, formazione e coordinamento in loco sono a carico nostro; il dimensionamento si calcola sul picco di arrivo.

  • Accrediti, accoglienza, presidio di sala e guardaroba
  • Interpreti e personale bilingue
  • Capo-team e coordinatore per le squadre numerose
  • Contratti, adempimenti e assicurazione a nostro carico

Comunicazione, ufficio stampa e contenuti

Perché un evento riuscito lo sappia anche chi non c’era.

Piano di comunicazione, ufficio stampa, relazioni con i media, gestione dei canali social durante l’evento, riprese video e fotografia. Il materiale prodotto resta a disposizione per le comunicazioni dei mesi successivi.

  • Piano di comunicazione e ufficio stampa
  • Cartella stampa, comunicati e relazioni con i media
  • Copertura social live e gestione dei contenuti
  • Riprese video, fotografia e montaggio post-evento

Sponsorship, partnership e team building

Chi finanzia l’evento e chi ne esce più unito.

Costruiamo pacchetti di sponsorizzazione e cerchiamo partner per sostenere il progetto, e progettiamo le attività di team building che trasformano una convention in qualcosa che le persone ricordano.

  • Costruzione dei pacchetti sponsor e ricerca partner
  • Gestione delle visibilità concordate e rendicontazione
  • Progettazione di attività di team building
  • Momenti conviviali, premiazioni e incentive

Preparazione da remoto

Dal primo brief all’esecuzione sul posto

Documenti e briefing possono essere preparati a distanza prima dell’arrivo in Italia del cliente o del team.

  1. 1 · Brief e obiettivi

    Un incontro per capire perché l’evento esiste: cosa deve cambiare nella testa di chi partecipa. È la domanda che quasi nessuno pone e che determina tutte le scelte successive.

  2. 2 · Proposta e budget in 3 giorni

    Ricevi un documento con concept, format, ipotesi di location, scaletta, servizi inclusi e budget dettagliato per voce, con i margini di variazione dichiarati apertamente.

  3. 3 · Location e fattibilità

    Sopralluoghi, verifiche tecniche, capienze reali e vincoli. Meglio scoprire adesso che quella sala non regge il carico del palco, non tre settimane prima.

  4. 4 · Produzione e cronoprogramma

    Un unico piano di lavoro per allestimento, tecnica, staff e comunicazione, con responsabilità e scadenze assegnate. Aggiornato e condiviso, non tenuto in un cassetto.

  5. 5 · Prove e briefing

    Prove tecniche, prova generale quando i tempi lo consentono e briefing scritto per tutto lo staff: planimetria, posizioni, orari, dress code, cosa fare se qualcosa va storto.

  6. 6 · Il giorno dell’evento

    Regia in loco, coordinamento dello staff, gestione degli imprevisti. Il nostro referente resta con te dall’allestimento fino allo smontaggio.

  7. 7 · Consuntivo e materiali

    Consuntivo economico confrontato con il budget iniziale, report presenze, materiali fotografici e video, rassegna stampa e nota su cosa cambiare alla prossima edizione.

Domande dei clienti internazionali

Un’azienda con sede fuori dall’Italia può richiedere il servizio?

Sì. OPEN S.r.l. valuta richieste di aziende internazionali e formula un preventivo scritto in base a luogo, date, perimetro e disponibilità.

Il briefing può essere completato da remoto?

Sì. Obiettivi, calendario, ruoli, abbigliamento, lingue e materiali di preparazione possono essere concordati prima dell’arrivo in Italia.

È possibile richiedere personale cinese o multilingue?

I requisiti linguistici possono essere inseriti nel brief. Disponibilità e livello richiesto vengono verificati in selezione e confermati per iscritto.

Qual è il soggetto contrattuale italiano?

OPEN S.r.l., P.IVA 16423471008, è la società identificata sul sito e nel preventivo.

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