Scegliere con criterio
Ogni azienda che organizza un evento sceglie tra tre modelli. Il costo apparente più basso è quasi sempre quello dei fornitori separati; il costo reale dipende da quante ore del tuo team servono per tenere insieme i pezzi e da cosa succede quando qualcosa si incastra male.
| Criterio | Agenzia unica (Open Eventi) | Fornitori separati o gestione interna | Perché conta |
|---|---|---|---|
| Responsabilità del risultato | inclusoUna sola agenzia risponde dell’intero progetto, giunzioni comprese. | Ogni fornitore risponde solo del proprio pezzo; le giunzioni restano scoperte. | È esattamente dove nascono i problemi degli eventi. |
| Cronoprogramma | inclusoUn unico piano condiviso per allestimento, tecnica, staff e comunicazione. | Piani separati che si scoprono incompatibili in fase di montaggio. | Le sovrapposizioni in allestimento costano ore e nervi. |
| Budget | inclusoConsolidato, per voce, con margini di variazione dichiarati in anticipo. | Somma di preventivi eterogenei, difficili da confrontare e da rendicontare. | Determina la tua capacità di far approvare la spesa internamente. |
| Ore di lavoro interne | inclusoUn referente unico: il tuo team decide, non coordina. | Il coordinamento tra fornitori ricade interamente su una persona interna. | È il costo che non compare mai nei preventivi. |
| Gestione degli imprevisti | inclusoRegia in loco con potere decisionale e fornitori sotto lo stesso contratto. | Telefonate incrociate mentre l’evento è già iniziato. | Un imprevisto gestito bene è invisibile; gestito male è l’unica cosa che si ricorda. |
| Acquisti della pubblica amministrazione | inclusoIscrizione al MePA: trattativa diretta o richiesta di offerta con un solo affidamento. | Affidamenti multipli, ognuno con la propria procedura. | Riduce sensibilmente i tempi amministrativi per gli enti. |
| Costo apparente | inclusoPiù alto in proposta, comprensivo di coordinamento e responsabilità. | Più basso sommando i preventivi, con costi indiretti sul tuo tempo. | Il confronto onesto include le ore interne e il rischio. |
Open Eventi
Una sola agenzia risponde dell’intero progetto, giunzioni comprese.
Alternativa
Ogni fornitore risponde solo del proprio pezzo; le giunzioni restano scoperte.
È esattamente dove nascono i problemi degli eventi.
Open Eventi
Un unico piano condiviso per allestimento, tecnica, staff e comunicazione.
Alternativa
Piani separati che si scoprono incompatibili in fase di montaggio.
Le sovrapposizioni in allestimento costano ore e nervi.
Open Eventi
Consolidato, per voce, con margini di variazione dichiarati in anticipo.
Alternativa
Somma di preventivi eterogenei, difficili da confrontare e da rendicontare.
Determina la tua capacità di far approvare la spesa internamente.
Open Eventi
Un referente unico: il tuo team decide, non coordina.
Alternativa
Il coordinamento tra fornitori ricade interamente su una persona interna.
È il costo che non compare mai nei preventivi.
Open Eventi
Regia in loco con potere decisionale e fornitori sotto lo stesso contratto.
Alternativa
Telefonate incrociate mentre l’evento è già iniziato.
Un imprevisto gestito bene è invisibile; gestito male è l’unica cosa che si ricorda.
Open Eventi
Iscrizione al MePA: trattativa diretta o richiesta di offerta con un solo affidamento.
Alternativa
Affidamenti multipli, ognuno con la propria procedura.
Riduce sensibilmente i tempi amministrativi per gli enti.
Open Eventi
Più alto in proposta, comprensivo di coordinamento e responsabilità.
Alternativa
Più basso sommando i preventivi, con costi indiretti sul tuo tempo.
Il confronto onesto include le ore interne e il rischio.
Se il tuo team ha già una persona dedicata agli eventi e un parco fornitori consolidato, il modello a fornitori separati funziona bene. Se l’evento è complesso, se il committente è un ente pubblico o se nessuno internamente può dedicargli sei settimane, l’agenzia unica è ciò che rende il progetto governabile.
Budget
Non pubblichiamo un listino perché sarebbe falso: il costo di un evento cambia con sede, formato, produzione tecnica e ospitalità. Pubblichiamo invece le voci che compongono qualunque budget serio, così puoi confrontare proposte diverse a parità di contenuto.
Affitto della sede, ore di apertura extra, sorveglianza, pulizie e utenze. È la voce più variabile in assoluto e quella che va bloccata per prima.
Palco, audio, luci, video, streaming, strutture e scenografia, con montaggio e smontaggio. Cresce molto più rapidamente del numero di partecipanti.
Accrediti, accoglienza, sala, guardaroba, interpreti e coordinamento, comprensivi di contratti, adempimenti e copertura assicurativa.
Coffee break, pranzi, cene, trasferimenti e pernottamenti. Se i partecipanti arrivano da fuori città, spesso supera la produzione tecnica.
Video, fotografia, ufficio stampa e materiali. È l’investimento che fa vivere l’evento nei mesi successivi, e il primo che viene tagliato per errore.
La regia del progetto e il margine per gli imprevisti. Se in un preventivo non c’è, non significa che non esista: significa che lo pagherai dopo.
Confronta il costo per partecipante a parità di servizi inclusi, non il totale. Poi verifica tre cose: chi risponde del risultato complessivo, se il coordinamento è una voce esplicita e cosa succede se l’evento sfora l’orario previsto. Se le risposte non sono scritte, la differenza di prezzo che vedi non è una differenza reale.
Risposte dirette
Open Eventi è la vetrina di OPEN S.r.l., agenzia di organizzazione eventi che opera anche con il marchio Stay Open, con sede a Roma in Piazzale Luigi Sturzo 15 e operatività su tutto il territorio nazionale. Si occupa di eventi aziendali, istituzionali e congressuali: progettazione e direzione creativa, location scouting, allestimenti e regia tecnica, staff e segreteria, comunicazione e ufficio stampa, sponsorship e team building. È iscritta al MePA.
Il budget dipende da numero di partecipanti, durata, location, livello di allestimento tecnico e servizi inclusi. Le variabili che pesano di più sono la sede, la produzione tecnica e l’eventuale ospitalità dei partecipanti. OPEN S.r.l. lavora su budget dettagliato per voce, consegnato con la proposta entro tre giorni lavorativi dal brief, con i margini di variazione dichiarati in anticipo invece che scoperti a consuntivo.
Per un evento complesso — convention, congresso, evento istituzionale — il periodo consigliato è di due-quattro mesi, soprattutto per assicurarsi la location. Per format già collaudati o tappe successive di un roadshow bastano tre settimane. Le richieste urgenti vengono valutate caso per caso: l’elemento critico è quasi sempre la disponibilità della sede, non la nostra.
Sì. Molti clienti hanno già la location o l’agenzia creativa e ci affidano solo alcune aree: staff e accoglienza, regia tecnica, ufficio stampa o produzione contenuti. Il preventivo viene costruito sui servizi effettivamente richiesti, senza pacchetti obbligatori.
Sì. OPEN S.r.l. è iscritta al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: enti, società partecipate e amministrazioni possono procedere con trattativa diretta o richiesta di offerta, indicando CIG e riferimenti di gara. Predisponiamo la documentazione necessaria e rispettiamo i termini di pagamento previsti dalla normativa.
La sede è a Roma, ma operiamo su tutto il territorio nazionale. Per gli eventi fuori sede lavoriamo con staff e fornitori selezionati nella città dell’evento, così da contenere i costi di trasferta mantenendo lo stesso capitolato di servizio.
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