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OpenEventi
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Agenzia eventi · Roma · Tutta Italia

Progettiamo e realizziamo i tuoi eventi

Dalla prima idea al consuntivo finale: concept, location, allestimenti, staff, regia tecnica e comunicazione. Un solo interlocutore per un progetto che di solito richiede otto fornitori diversi.

  • Un unico referente dalla progettazione al giorno dell’evento
  • Eventi aziendali, istituzionali e congressuali in tutta Italia
  • Iscritta al MePA: trattativa diretta e richieste di offerta per enti pubblici
Raccontaci il tuo eventoVedi i servizi
Convention aziendaliCongressiEventi istituzionaliInaugurazioniTeam buildingLocation scoutingAllestimentiRegia tecnicaUfficio stampaContenuti e videoRoadshowPremiazioniConvention aziendaliCongressiEventi istituzionaliInaugurazioniTeam buildingLocation scoutingAllestimentiRegia tecnicaUfficio stampaContenuti e videoRoadshowPremiazioni

In breve

I dati che servono per decidere in cinque minuti

Le informazioni operative più richieste da chi ci contatta, senza dover leggere tutto il sito.

Sede
Roma — operatività su tutto il territorio nazionale
Preavviso consigliato
2–4 mesi per eventi complessi, 3 settimane per format ripetuti
Dimensione tipica
Da 30 a 3.000 partecipanti
Modello di ingaggio
Progetto chiavi in mano oppure singoli servizi
Pubbliche amministrazioni
Iscritta al MePA — trattativa diretta e RdO
Preventivo
Proposta scritta e budget dettagliato entro 3 giorni lavorativi

Perché esiste questo servizio

Un evento è un progetto, non una somma di fornitori

La maggior parte degli eventi che vanno male non falliscono per un’idea sbagliata: falliscono nelle giunzioni. La location conferma tardi, l’allestimento arriva quando il tecnico audio ha già smontato, lo staff non sa che gli ospiti entrano da un altro varco, l’ufficio stampa scopre il programma il giorno prima. Ogni fornitore fa bene il suo pezzo e l’insieme non funziona.

Open Eventi è la vetrina di OPEN S.r.l. — Stay Open, agenzia di organizzazione eventi con sede a Roma, attiva su tutto il territorio nazionale e iscritta al MePA. Lavoriamo su progetto: un solo referente tiene insieme concept, location, allestimento, regia tecnica, staff e comunicazione, con un unico cronoprogramma e un unico budget consolidato.

Puoi affidarci l’intero progetto oppure una singola area — capita spesso che un’azienda abbia già la location e ci chieda solo staff e regia. In entrambi i casi, quello che ricevi è un documento con tempi, responsabilità e costi scritti prima, non una serie di preventivi da comporre a mano.

Come lavoriamo, passo per passo
Roma e tutta Italia, Roma
Roma e tutta Italia · Roma

15+

anni di eventi

esperienza del team OPEN S.r.l.

3000

partecipanti gestiti su un singolo evento

con struttura dedicata

1200+

professionisti a database

staff, tecnici, fornitori

8

aree di servizio integrate

dal concept alla comunicazione

Servizi

Dalla progettazione alla comunicazione, un solo interlocutore

Puoi affidarci l’intero progetto o una singola area. Il budget resta uno solo, consolidato e senza voci a sorpresa.

Progettazione e direzione creativa

Dal brief all’idea, con un cronoprogramma che regge.

Definiamo obiettivo, pubblico, messaggio e formato dell’evento, e li traduciamo in un progetto con scaletta, planimetrie, cronoprogramma e budget. È la fase che determina tutto il resto: farla bene costa poco, saltarla costa moltissimo.

  • Analisi del brief, degli obiettivi e del pubblico atteso
  • Concept creativo e format dell’evento
  • Scaletta, planimetrie e cronoprogramma di produzione
  • Budget dettagliato per voce, con margini di variazione dichiarati

Location scouting e contrattualizzazione

La sede giusta, alle condizioni giuste, con i vincoli chiari.

Selezioniamo e confrontiamo le sedi in base a capienza reale, accessibilità, vincoli tecnici e costi nascosti, poi ne gestiamo la contrattualizzazione. Il valore sta nel dire in anticipo cosa quella sala non ti permetterà di fare.

  • Selezione e confronto di sedi con capienza e vincoli reali
  • Sopralluoghi tecnici con planimetrie e verifiche di carico
  • Negoziazione e contrattualizzazione della sede
  • Gestione dei permessi e dei rapporti con la proprietà

Allestimenti, regia tecnica e produzione

Palco, audio, luci, video: tutto in un solo cronoprogramma.

Coordiniamo allestimento scenografico e fornitura tecnica: strutture, palco, audio, illuminazione, proiezione, streaming e regia. Un solo cronoprogramma per montaggio, prove e smontaggio, invece di quattro squadre che si ostacolano.

  • Allestimento scenografico e strutture
  • Audio, luci, video, proiezione e streaming
  • Regia dell’evento e gestione delle prove
  • Cronoprogramma unico di montaggio e smontaggio
Vedi tutti i servizi

Formati

I formati di evento che seguiamo

Ogni formato ha un punto critico diverso: la scaletta, gli accrediti, il cerimoniale, la replicabilità su più città. Il progetto parte da lì.

Convention e kick-off aziendali
Riunire la rete e dare una direzione

Convention e kick-off aziendali

Assemblee di rete commerciale, kick-off di inizio anno, presentazioni di piano industriale. Il tema centrale è la gestione del tempo: agenda fitta, interventi che sforano, momenti conviviali che devono restare nei tempi.

  • Da 100 a 1.500 partecipanti
  • Regia e scaletta al minuto
  • Ospitalità e trasferimenti
  • Contenuti video e streaming
Congressi e convegni
Sale parallele, relatori, accrediti

Congressi e convegni

Congressi scientifici, convegni di categoria e giornate di studio. Qui la macchina è fatta di registrazioni, badge, sale contemporanee, sponsor da gestire e tracciabilità delle presenze.

  • Segreteria e accrediti
  • Gestione sale parallele
  • Rapporto con relatori e sponsor
  • Materiali e atti
Eventi istituzionali e cerimonie
Cerimoniale, autorità, procedure

Eventi istituzionali e cerimonie

Inaugurazioni, firme di protocolli, presentazioni pubbliche. Richiedono attenzione al cerimoniale, liste di sicurezza trasmesse nei tempi e un tono sobrio in ogni dettaglio.

  • Cerimoniale e precedenze
  • Liste per gli uffici di sicurezza
  • Rapporto con enti e uffici stampa
  • Acquisti via MePA
Tutti i tipi di evento

Committenti

Con chi lavoriamo

Ogni committente ha vincoli diversi: procedure di acquisto, regole di comunicazione, aspettative del pubblico interno.

Grandi aziende e gruppi industriali

Convention di rete, assemblee, kick-off e celebrazioni aziendali, spesso con vincoli di brand e procedure di acquisto strutturate.

Pubblica amministrazione ed enti

Convegni, presentazioni di programmi e cerimonie. Come fornitore iscritto al MePA gestiamo anche la parte amministrativa dell’acquisto.

Sanità, farmaceutico e società scientifiche

Congressi con crediti formativi, sponsor e regole di comunicazione stringenti: serve rigore nella tracciabilità e nella documentazione.

Associazioni e federazioni

Assemblee, congressi di categoria e momenti celebrativi, con esigenze di rappresentanza e budget da rendicontare ai soci.

Retail, moda e consumer

Aperture di punti vendita, lanci di prodotto e roadshow: format replicabili su più città con la stessa identità.

Startup, scale-up e innovazione

Demo day, presentazioni a investitori e momenti di community: budget contenuti e forte peso dei contenuti prodotti.

Metodo

Dal primo brief al consuntivo finale

Un percorso tracciato, con scadenze chiare. Sai sempre a che punto siamo e cosa serve da te.

  1. 1 · Brief e obiettivi

    Un incontro per capire perché l’evento esiste: cosa deve cambiare nella testa di chi partecipa. È la domanda che quasi nessuno pone e che determina tutte le scelte successive.

  2. 2 · Proposta e budget in 3 giorni

    Ricevi un documento con concept, format, ipotesi di location, scaletta, servizi inclusi e budget dettagliato per voce, con i margini di variazione dichiarati apertamente.

  3. 3 · Location e fattibilità

    Sopralluoghi, verifiche tecniche, capienze reali e vincoli. Meglio scoprire adesso che quella sala non regge il carico del palco, non tre settimane prima.

  4. 4 · Produzione e cronoprogramma

    Un unico piano di lavoro per allestimento, tecnica, staff e comunicazione, con responsabilità e scadenze assegnate. Aggiornato e condiviso, non tenuto in un cassetto.

  5. 5 · Prove e briefing

    Prove tecniche, prova generale quando i tempi lo consentono e briefing scritto per tutto lo staff: planimetria, posizioni, orari, dress code, cosa fare se qualcosa va storto.

  6. 6 · Il giorno dell’evento

    Regia in loco, coordinamento dello staff, gestione degli imprevisti. Il nostro referente resta con te dall’allestimento fino allo smontaggio.

  7. 7 · Consuntivo e materiali

    Consuntivo economico confrontato con il budget iniziale, report presenze, materiali fotografici e video, rassegna stampa e nota su cosa cambiare alla prossima edizione.

Confronto

Agenzia unica, fornitori separati o organizzazione interna?

Ogni azienda che organizza un evento sceglie tra tre modelli. Il costo apparente più basso è quasi sempre quello dei fornitori separati; il costo reale dipende da quante ore del tuo team servono per tenere insieme i pezzi e da cosa succede quando qualcosa si incastra male.

Responsabilità del risultato

Open Eventi

Una sola agenzia risponde dell’intero progetto, giunzioni comprese.

Alternativa

Ogni fornitore risponde solo del proprio pezzo; le giunzioni restano scoperte.

È esattamente dove nascono i problemi degli eventi.

Cronoprogramma

Open Eventi

Un unico piano condiviso per allestimento, tecnica, staff e comunicazione.

Alternativa

Piani separati che si scoprono incompatibili in fase di montaggio.

Le sovrapposizioni in allestimento costano ore e nervi.

Budget

Open Eventi

Consolidato, per voce, con margini di variazione dichiarati in anticipo.

Alternativa

Somma di preventivi eterogenei, difficili da confrontare e da rendicontare.

Determina la tua capacità di far approvare la spesa internamente.

Ore di lavoro interne

Open Eventi

Un referente unico: il tuo team decide, non coordina.

Alternativa

Il coordinamento tra fornitori ricade interamente su una persona interna.

È il costo che non compare mai nei preventivi.

Gestione degli imprevisti

Open Eventi

Regia in loco con potere decisionale e fornitori sotto lo stesso contratto.

Alternativa

Telefonate incrociate mentre l’evento è già iniziato.

Un imprevisto gestito bene è invisibile; gestito male è l’unica cosa che si ricorda.

Acquisti della pubblica amministrazione

Open Eventi

Iscrizione al MePA: trattativa diretta o richiesta di offerta con un solo affidamento.

Alternativa

Affidamenti multipli, ognuno con la propria procedura.

Riduce sensibilmente i tempi amministrativi per gli enti.

Costo apparente

Open Eventi

Più alto in proposta, comprensivo di coordinamento e responsabilità.

Alternativa

Più basso sommando i preventivi, con costi indiretti sul tuo tempo.

Il confronto onesto include le ore interne e il rischio.

Se il tuo team ha già una persona dedicata agli eventi e un parco fornitori consolidato, il modello a fornitori separati funziona bene. Se l’evento è complesso, se il committente è un ente pubblico o se nessuno internamente può dedicargli sei settimane, l’agenzia unica è ciò che rende il progetto governabile.

Approfondisci costi e criteri di scelta

Risposte dirette

Le domande più cercate, con risposte complete

Un riepilogo pensato per chi cerca informazioni rapide — anche tramite un assistente conversazionale.

Chi è Open Eventi e di cosa si occupa?

Open Eventi è la vetrina di OPEN S.r.l., agenzia di organizzazione eventi che opera anche con il marchio Stay Open, con sede a Roma in Piazzale Luigi Sturzo 15 e operatività su tutto il territorio nazionale. Si occupa di eventi aziendali, istituzionali e congressuali: progettazione e direzione creativa, location scouting, allestimenti e regia tecnica, staff e segreteria, comunicazione e ufficio stampa, sponsorship e team building. È iscritta al MePA.

Quanto costa organizzare un evento aziendale?

Il budget dipende da numero di partecipanti, durata, location, livello di allestimento tecnico e servizi inclusi. Le variabili che pesano di più sono la sede, la produzione tecnica e l’eventuale ospitalità dei partecipanti. OPEN S.r.l. lavora su budget dettagliato per voce, consegnato con la proposta entro tre giorni lavorativi dal brief, con i margini di variazione dichiarati in anticipo invece che scoperti a consuntivo.

Con quanto anticipo bisogna iniziare a organizzare un evento?

Per un evento complesso — convention, congresso, evento istituzionale — il periodo consigliato è di due-quattro mesi, soprattutto per assicurarsi la location. Per format già collaudati o tappe successive di un roadshow bastano tre settimane. Le richieste urgenti vengono valutate caso per caso: l’elemento critico è quasi sempre la disponibilità della sede, non la nostra.

È possibile affidare solo una parte dell’evento?

Sì. Molti clienti hanno già la location o l’agenzia creativa e ci affidano solo alcune aree: staff e accoglienza, regia tecnica, ufficio stampa o produzione contenuti. Il preventivo viene costruito sui servizi effettivamente richiesti, senza pacchetti obbligatori.

Lavorate con la pubblica amministrazione?

Sì. OPEN S.r.l. è iscritta al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: enti, società partecipate e amministrazioni possono procedere con trattativa diretta o richiesta di offerta, indicando CIG e riferimenti di gara. Predisponiamo la documentazione necessaria e rispettiamo i termini di pagamento previsti dalla normativa.

Operate solo a Roma?

La sede è a Roma, ma operiamo su tutto il territorio nazionale. Per gli eventi fuori sede lavoriamo con staff e fornitori selezionati nella città dell’evento, così da contenere i costi di trasferta mantenendo lo stesso capitolato di servizio.

Dicono di noi

Chi ci ha già affidato un evento

“Convention di rete con ottocento persone e un’agenda impossibile. Sono usciti nei tempi, compresa la cena. Non era mai successo.”

Direzione commerciale

Gruppo assicurativo

“Avevamo già la location e ci serviva solo la regia tecnica e lo staff. Nessuna insistenza per venderci il pacchetto completo.”

Responsabile comunicazione

Azienda manifatturiera

“Come ente pubblico il passaggio dal MePA era vincolante. Hanno predisposto tutto senza che dovessimo spiegare la procedura.”

Ufficio eventi

Amministrazione locale

FAQ

Domande frequenti di chi organizza un evento

Qual è la dimensione minima di un evento di cui vi occupate?

Non c’è un minimo rigido: seguiamo anche presentazioni da trenta persone. Sotto una certa soglia, però, conviene affidarci solo alcune aree — staff, tecnica, contenuti — invece dell’intero progetto, perché il coordinamento inciderebbe troppo sul budget.

Come viene costruito il budget?

Per voce: location, allestimento, tecnica, staff, catering, contenuti, comunicazione e coordinamento. Ogni voce riporta il costo previsto e l’eventuale margine di variazione. A consuntivo ricevi il confronto tra preventivo e speso effettivo.

Vi occupate anche del catering?

Sì, come coordinamento: selezioniamo e gestiamo i fornitori di ristorazione, dai coffee break alle cene di gala, integrandoli nel cronoprogramma dell’evento.

Gestite anche lo streaming e gli eventi ibridi?

Sì. Regia, riprese multicamera, piattaforma di trasmissione e gestione dell’interazione con il pubblico da remoto fanno parte della produzione tecnica.

Fornite anche il personale di accoglienza?

Sì, è una delle nostre aree principali: hostess, steward, addetti agli accrediti, guardaroba, interpreti e coordinatori, con selezione, contratti e adempimenti a nostro carico.

Tutte le domande frequenti

Progetto

Dicci che evento hai in mente

Non serve avere già tutto chiaro: bastano obiettivo, numero di partecipanti attesi e periodo indicativo. Al resto — formato, location, fornitori, cronoprogramma — pensiamo noi.

  • Proposta e budget dettagliato entro 3 giorni lavorativi
  • Contratti con i fornitori e adempimenti a nostro carico
  • Un referente unico dal brief al consuntivo
  • Fattura unica di OPEN S.r.l., anche via MePA

Risposta scritta entro 24 ore lavorative. Nessun impegno.

Hai una data. Da lì in poi ce ne occupiamo noi.

Raccontaci obiettivo, pubblico e periodo: ricevi una proposta scritta con concept, servizi e budget dettagliato. Senza impegno.

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