I formati che seguiamo

Sei formati di evento, con le loro difficoltà vere

Ogni formato ha un punto critico diverso: la scaletta in una convention, gli accrediti in un congresso, il cerimoniale in un evento istituzionale. Sotto trovi come li affrontiamo.

Riunire la rete e dare una direzione

Convention e kick-off aziendali

Assemblee di rete commerciale, kick-off di inizio anno, presentazioni di piano industriale. Il tema centrale è la gestione del tempo: agenda fitta, interventi che sforano, momenti conviviali che devono restare nei tempi.

Da 100 a 1.500 partecipanti
Regia e scaletta al minuto
Ospitalità e trasferimenti
Contenuti video e streaming

Sale parallele, relatori, accrediti

Congressi e convegni

Congressi scientifici, convegni di categoria e giornate di studio. Qui la macchina è fatta di registrazioni, badge, sale contemporanee, sponsor da gestire e tracciabilità delle presenze.

Segreteria e accrediti
Gestione sale parallele
Rapporto con relatori e sponsor
Materiali e atti

Cerimoniale, autorità, procedure

Eventi istituzionali e cerimonie

Inaugurazioni, firme di protocolli, presentazioni pubbliche. Richiedono attenzione al cerimoniale, liste di sicurezza trasmesse nei tempi e un tono sobrio in ogni dettaglio.

Cerimoniale e precedenze
Liste per gli uffici di sicurezza
Rapporto con enti e uffici stampa
Acquisti via MePA

Un format che si ripete in più città

Lanci di prodotto e roadshow

Presentazioni di prodotto, tour promozionali, attivazioni. Il valore sta nella replicabilità: stesso format, stessa qualità, città diverse, senza rifare il progetto ogni volta.

Format replicabile su più tappe
Allestimenti trasportabili
Staff locale in ogni città
Raccolta contatti e report

Il momento in cui si ricorda tutto il resto

Cene di gala, premiazioni e serate

Cene aziendali, premiazioni, anniversari. Contano i passaggi: aperitivo, ingresso in sala, discorsi, servizio, spettacolo. Se i tempi saltano, salta la serata.

Gestione dei momenti e dei tempi
Coordinamento con il catering
Intrattenimento e spettacolo
Accoglienza e guardaroba

Le persone lavorano meglio se si conoscono

Team building ed esperienze

Attività progettate su un obiettivo dichiarato — integrare due squadre dopo una fusione, far parlare reparti che non si parlano — e non su un catalogo di giochi.

Progettazione su obiettivo
Attività indoor e outdoor
Facilitazione e debriefing
Misurazione del risultato

Le immagini di questa pagina sono grafiche rappresentative dei formati e non ritraggono eventi reali. Il portfolio con i progetti realizzati viene condiviso in fase di proposta.

Impostazione

Le domande che facciamo prima di proporre qualsiasi cosa

Un evento ben impostato costa meno di uno improvvisato, perché non paga due volte gli stessi errori.

Obiettivo dichiarato: cosa deve cambiare nella testa di chi partecipa
Pubblico reale, non quello sperato: quante persone verranno davvero
Vincoli di calendario, di sede e di budget messi sul tavolo subito
Livello di produzione tecnica coerente con il contenuto, non con il catalogo
Momenti conviviali progettati insieme al programma, non aggiunti alla fine
Materiali e contenuti previsti fin dall’inizio, per far vivere l’evento dopo l’evento

Quanto tempo serve, in pratica

Evento fino a 100 persone — 3–5 settimane, se la location è già individuata o facilmente disponibile.
Convention o congresso da 300 a 800 persone — 2–3 mesi: il vincolo è quasi sempre la disponibilità della sede.
Evento oltre 1.000 partecipanti — 3–4 mesi, con blocco della location e della produzione tecnica il prima possibile.
Tappa successiva di un roadshow — 2–3 settimane, perché il format è già definito e replicabile.

Indicazioni di massima. Le richieste urgenti si valutano caso per caso: l’elemento critico è la sede, non la nostra organizzazione.

15+

anni di eventi

esperienza del team OPEN S.r.l.

3000

partecipanti gestiti su un singolo evento

con struttura dedicata

1200+

professionisti a database

staff, tecnici, fornitori

aree di servizio integrate

dal concept alla comunicazione

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