Domande frequenti
Budget, tempi, dimensione minima, catering, streaming, MePA e gestione degli imprevisti. Se manca qualcosa, scrivici: aggiungiamo la risposta anche qui.
In sintesi
Open Eventi è la vetrina di OPEN S.r.l., agenzia di organizzazione eventi che opera anche con il marchio Stay Open, con sede a Roma in Piazzale Luigi Sturzo 15 e operatività su tutto il territorio nazionale. Si occupa di eventi aziendali, istituzionali e congressuali: progettazione e direzione creativa, location scouting, allestimenti e regia tecnica, staff e segreteria, comunicazione e ufficio stampa, sponsorship e team building. È iscritta al MePA.
Il budget dipende da numero di partecipanti, durata, location, livello di allestimento tecnico e servizi inclusi. Le variabili che pesano di più sono la sede, la produzione tecnica e l’eventuale ospitalità dei partecipanti. OPEN S.r.l. lavora su budget dettagliato per voce, consegnato con la proposta entro tre giorni lavorativi dal brief, con i margini di variazione dichiarati in anticipo invece che scoperti a consuntivo.
Per un evento complesso — convention, congresso, evento istituzionale — il periodo consigliato è di due-quattro mesi, soprattutto per assicurarsi la location. Per format già collaudati o tappe successive di un roadshow bastano tre settimane. Le richieste urgenti vengono valutate caso per caso: l’elemento critico è quasi sempre la disponibilità della sede, non la nostra.
Sì. Molti clienti hanno già la location o l’agenzia creativa e ci affidano solo alcune aree: staff e accoglienza, regia tecnica, ufficio stampa o produzione contenuti. Il preventivo viene costruito sui servizi effettivamente richiesti, senza pacchetti obbligatori.
Sì. OPEN S.r.l. è iscritta al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: enti, società partecipate e amministrazioni possono procedere con trattativa diretta o richiesta di offerta, indicando CIG e riferimenti di gara. Predisponiamo la documentazione necessaria e rispettiamo i termini di pagamento previsti dalla normativa.
La sede è a Roma, ma operiamo su tutto il territorio nazionale. Per gli eventi fuori sede lavoriamo con staff e fornitori selezionati nella città dell’evento, così da contenere i costi di trasferta mantenendo lo stesso capitolato di servizio.
Nel dettaglio
Non c’è un minimo rigido: seguiamo anche presentazioni da trenta persone. Sotto una certa soglia, però, conviene affidarci solo alcune aree — staff, tecnica, contenuti — invece dell’intero progetto, perché il coordinamento inciderebbe troppo sul budget.
Per voce: location, allestimento, tecnica, staff, catering, contenuti, comunicazione e coordinamento. Ogni voce riporta il costo previsto e l’eventuale margine di variazione. A consuntivo ricevi il confronto tra preventivo e speso effettivo.
Sì, come coordinamento: selezioniamo e gestiamo i fornitori di ristorazione, dai coffee break alle cene di gala, integrandoli nel cronoprogramma dell’evento.
Sì. Regia, riprese multicamera, piattaforma di trasmissione e gestione dell’interazione con il pubblico da remoto fanno parte della produzione tecnica.
Sì, è una delle nostre aree principali: hostess, steward, addetti agli accrediti, guardaroba, interpreti e coordinatori, con selezione, contratti e adempimenti a nostro carico.
Una sola persona, dal brief al consuntivo. Il giorno dell’evento è presente in loco con la squadra di regia: non ti troverai mai a spiegare la stessa cosa a interlocutori diversi.
Ogni progetto ha un piano di contingenza per le criticità prevedibili — meteo, ritardi dei relatori, guasti tecnici — e una regia in loco con potere decisionale. Gli imprevisti restano, ma vengono gestiti senza doverti coinvolgere mentre stai parlando con gli ospiti.
Sì: riprese, fotografia, montaggio e consegna dei materiali dopo l’evento, pronti per la comunicazione dei mesi successivi.
Il perimetro di questo sito sono gli eventi aziendali e istituzionali. Per gli eventi privati e i matrimoni il riferimento è il progetto dedicato di Stay Open, la casa madre.
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Glossario
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