Metodo
Sette passaggi, dal brief al consuntivo
Ogni fase ha un responsabile e una scadenza: sai sempre a che punto siamo, cosa serve da parte tua e quanto stiamo spendendo rispetto al budget approvato.
1 · Brief e obiettivi
Un incontro per capire perché l’evento esiste: cosa deve cambiare nella testa di chi partecipa. È la domanda che quasi nessuno pone e che determina tutte le scelte successive.
2 · Proposta e budget in 3 giorni
Ricevi un documento con concept, format, ipotesi di location, scaletta, servizi inclusi e budget dettagliato per voce, con i margini di variazione dichiarati apertamente.
3 · Location e fattibilità
Sopralluoghi, verifiche tecniche, capienze reali e vincoli. Meglio scoprire adesso che quella sala non regge il carico del palco, non tre settimane prima.
4 · Produzione e cronoprogramma
Un unico piano di lavoro per allestimento, tecnica, staff e comunicazione, con responsabilità e scadenze assegnate. Aggiornato e condiviso, non tenuto in un cassetto.
5 · Prove e briefing
Prove tecniche, prova generale quando i tempi lo consentono e briefing scritto per tutto lo staff: planimetria, posizioni, orari, dress code, cosa fare se qualcosa va storto.
6 · Il giorno dell’evento
Regia in loco, coordinamento dello staff, gestione degli imprevisti. Il nostro referente resta con te dall’allestimento fino allo smontaggio.
7 · Consuntivo e materiali
Consuntivo economico confrontato con il budget iniziale, report presenze, materiali fotografici e video, rassegna stampa e nota su cosa cambiare alla prossima edizione.
Trasparenza
Cosa è compreso e cosa no
La lista che di solito si scopre leggendo le note in fondo al preventivo. Qui è in prima pagina.
Compreso nel prezzo
- Progettazione, concept e cronoprogramma di produzione
- Selezione, negoziazione e coordinamento dei fornitori
- Budget dettagliato per voce e consuntivo finale confrontato
- Staff con contratti, adempimenti e copertura assicurativa
- Briefing operativo scritto per tutte le squadre coinvolte
- Regia in loco dall’allestimento allo smontaggio
- Gestione degli imprevisti secondo un piano di contingenza
- Fattura elettronica unica, anche tramite MePA
Non compreso
- Diritti SIAE, permessi e autorizzazioni, quando dovuti (anticipati e rendicontati)
- Viaggi e pernottamenti dei partecipanti, se non espressamente inclusi
- Compensi di ospiti, relatori e artisti, che restano una voce separata
- Produzione di materiali brandizzati e gadget, preventivabili a parte
Riferimenti rapidi
Tempi, dimensioni e modelli di ingaggio
- Sede
- Roma — operatività su tutto il territorio nazionale
- Preavviso consigliato
- 2–4 mesi per eventi complessi, 3 settimane per format ripetuti
- Dimensione tipica
- Da 30 a 3.000 partecipanti
- Modello di ingaggio
- Progetto chiavi in mano oppure singoli servizi
- Pubbliche amministrazioni
- Iscritta al MePA — trattativa diretta e RdO
- Preventivo
- Proposta scritta e budget dettagliato entro 3 giorni lavorativi
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Altre pagine utili
Partiamo dal briefing
Trenta minuti per capire perché l’evento esiste. Poi ricevi la proposta scritta di OPEN S.r.l., con budget dettagliato, entro tre giorni lavorativi.