Cosa possiamo fare per il tuo evento

Servizi di organizzazione eventi, modulari e attivabili anche singolarmente

Progettazione, location, allestimenti, regia tecnica, staff e comunicazione. Puoi affidarci l’intero progetto o una singola area: il budget resta unico e consolidato, con OPEN S.r.l. come unico interlocutore.

Progettazione e direzione creativa

Dal brief all’idea, con un cronoprogramma che regge.

Definiamo obiettivo, pubblico, messaggio e formato dell’evento, e li traduciamo in un progetto con scaletta, planimetrie, cronoprogramma e budget. È la fase che determina tutto il resto: farla bene costa poco, saltarla costa moltissimo.

Analisi del brief, degli obiettivi e del pubblico atteso
Concept creativo e format dell’evento
Scaletta, planimetrie e cronoprogramma di produzione
Budget dettagliato per voce, con margini di variazione dichiarati

Location scouting e contrattualizzazione

La sede giusta, alle condizioni giuste, con i vincoli chiari.

Selezioniamo e confrontiamo le sedi in base a capienza reale, accessibilità, vincoli tecnici e costi nascosti, poi ne gestiamo la contrattualizzazione. Il valore sta nel dire in anticipo cosa quella sala non ti permetterà di fare.

Selezione e confronto di sedi con capienza e vincoli reali
Sopralluoghi tecnici con planimetrie e verifiche di carico
Negoziazione e contrattualizzazione della sede
Gestione dei permessi e dei rapporti con la proprietà

Allestimenti, regia tecnica e produzione

Palco, audio, luci, video: tutto in un solo cronoprogramma.

Coordiniamo allestimento scenografico e fornitura tecnica: strutture, palco, audio, illuminazione, proiezione, streaming e regia. Un solo cronoprogramma per montaggio, prove e smontaggio, invece di quattro squadre che si ostacolano.

Allestimento scenografico e strutture
Audio, luci, video, proiezione e streaming
Regia dell’evento e gestione delle prove
Cronoprogramma unico di montaggio e smontaggio

Staff, accoglienza e segreteria

Le persone che fanno funzionare la giornata.

Hostess e steward, addetti agli accrediti, personale di sala, guardaroba, interpreti e coordinatori. Selezione, contratti, formazione e coordinamento in loco sono a carico nostro; il dimensionamento si calcola sul picco di arrivo.

Accrediti, accoglienza, presidio di sala e guardaroba
Interpreti e personale bilingue
Capo-team e coordinatore per le squadre numerose
Contratti, adempimenti e assicurazione a nostro carico

Comunicazione, ufficio stampa e contenuti

Perché un evento riuscito lo sappia anche chi non c’era.

Piano di comunicazione, ufficio stampa, relazioni con i media, gestione dei canali social durante l’evento, riprese video e fotografia. Il materiale prodotto resta a disposizione per le comunicazioni dei mesi successivi.

Piano di comunicazione e ufficio stampa
Cartella stampa, comunicati e relazioni con i media
Copertura social live e gestione dei contenuti
Riprese video, fotografia e montaggio post-evento

Sponsorship, partnership e team building

Chi finanzia l’evento e chi ne esce più unito.

Costruiamo pacchetti di sponsorizzazione e cerchiamo partner per sostenere il progetto, e progettiamo le attività di team building che trasformano una convention in qualcosa che le persone ricordano.

Costruzione dei pacchetti sponsor e ricerca partner
Gestione delle visibilità concordate e rendicontazione
Progettazione di attività di team building
Momenti conviviali, premiazioni e incentive

Committenti

Come cambia il progetto in base al committente

Non contano solo i partecipanti: contano le procedure di acquisto, i vincoli di comunicazione e le aspettative del pubblico.

Grandi aziende e gruppi industriali

Convention di rete, assemblee, kick-off e celebrazioni aziendali, spesso con vincoli di brand e procedure di acquisto strutturate.

Pubblica amministrazione ed enti

Convegni, presentazioni di programmi e cerimonie. Come fornitore iscritto al MePA gestiamo anche la parte amministrativa dell’acquisto.

Sanità, farmaceutico e società scientifiche

Congressi con crediti formativi, sponsor e regole di comunicazione stringenti: serve rigore nella tracciabilità e nella documentazione.

Associazioni e federazioni

Assemblee, congressi di categoria e momenti celebrativi, con esigenze di rappresentanza e budget da rendicontare ai soci.

Retail, moda e consumer

Aperture di punti vendita, lanci di prodotto e roadshow: format replicabili su più città con la stessa identità.

Startup, scale-up e innovazione

Demo day, presentazioni a investitori e momenti di community: budget contenuti e forte peso dei contenuti prodotti.

Glossario

Le parole dell’organizzazione eventi

Un vocabolario minimo per leggere i preventivi — nostri e di chiunque altro — senza equivoci.

Cronoprogramma di produzione: Il piano che assegna attività, responsabili e scadenze dalla firma fino allo smontaggio. È il documento che tiene insieme fornitori diversi.
Capienza reale: Il numero di persone che una sala ospita davvero nella configurazione scelta, che è quasi sempre inferiore alla capienza dichiarata.
Regia dell’evento: Il coordinamento in tempo reale di scaletta, tecnica e staff durante lo svolgimento: chi decide quando si parte e cosa si taglia se si sfora.
Piano di contingenza: Le alternative predisposte per le criticità prevedibili — pioggia, guasto tecnico, assenza di un relatore — decise prima e non durante.
Evento ibrido: Un evento con pubblico in presenza e pubblico collegato da remoto, che richiede regia, piattaforma e gestione dell’interazione a distanza.
MePA: Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, attraverso cui gli enti acquistano servizi da fornitori abilitati con trattativa diretta o richiesta di offerta.

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