策划与创意导演
从简报到创意，配一份靠得住的时间表。
我们确定活动的目标、受众、信息和形式，并将其转化为含流程、平面图、时间表和预算的项目。这一阶段决定其余一切：做好它花费不多，跳过它代价高昂。
- 分析简报、目标与预计受众
- 创意概念与活动形式
- 流程、平面图与制作时间表
- 按项详细预算，并注明变动幅度
企业年会会议机构活动开幕典礼团队建设场地寻找搭建与舞美技术导演媒体公关内容与视频路演颁奖礼企业年会会议机构活动开幕典礼团队建设场地寻找搭建与舞美技术导演媒体公关内容与视频路演颁奖礼
一览
五分钟做决定所需的信息
大家最常问的实操信息，无需通读整个网站。
- 所在地
- 罗马 — 覆盖全国运营
- 建议提前量
- 复杂活动 2–4 个月，成熟形式 3 周
- 常见规模
- 30 到 3000 名参与者
- 合作模式
- 整体交钥匙项目或单一服务
- 公共机构
- 已入驻 MePA — 直接谈判与询价
- 报价
- 3 个工作日内提供书面方案与详细预算
这项服务为何存在
活动是一个项目，而不是供应商的简单相加
大多数搞砸的活动并非败在坏点子上：它们败在衔接处。场地确认得太晚，搭建到场时音响师已经收工，人员不知道来宾从另一个入口进场，媒体公关前一天才拿到议程。每家供应商都把自己那块做好了，整体却不成立。
Open Eventi 是总部位于罗马、覆盖全国、已入驻 MePA 的活动策划公司 OPEN S.r.l.（Stay Open）的展示页面。我们以项目方式运作：一位对接人把概念、场地、搭建、技术导演、人员和传播串在一起，用一份时间表和一份合并的预算。
您可以把整个项目交给我们，也可只交单一环节——常有企业已有场地，只请我们提供人员和导演。无论哪种，您得到的都是一份事先写明时间、责任和费用的文件，而不是一堆需要自己拼凑的报价。
15+
年活动经验
OPEN S.r.l. 团队
3,000
单场活动管理的参与者
配备专门架构
1,200+
专业人才库
人员、技术、供应商
8
一体化服务领域
从概念到传播
服务
从策划到传播，一个对接人
您可以把整个项目交给我们，也可只交单一环节。预算始终统一、合并、无意外条目。
场地寻找与签约
合适的场地、合适的条件、清楚的约束。
我们按实际容量、可达性、技术约束和隐性成本筛选并比较场地，然后处理签约。价值在于提前告诉您这个厅堂无法让您做什么。
- 按实际容量与约束筛选和比较场地
- 带平面图和承重核查的技术勘查
- 场地的谈判与签约
- 许可管理及与业主的关系
搭建、技术导演与制作
舞台、音响、灯光、视频：统一在一份时间表里。
我们协调舞美搭建和技术供应：结构、舞台、音响、灯光、投影、直播和导演。搭建、彩排和撤场用一份时间表，而不是四支队伍互相掣肘。
- 舞美搭建与结构
- 音响、灯光、视频、投影与直播
- 活动导演与彩排管理
- 搭建与撤场的统一时间表
类型
我们承办的活动类型
每种类型的难点不同：流程、注册、礼宾、在多个城市的可复制性。项目由此起步。
企业年会与启动会
销售网络大会、年初启动会、产业规划发布。核心是时间管理：议程紧凑、发言超时、社交环节必须准时。
- 100 到 1500 名参与者
- 精确到分钟的导演与流程
- 接待与接送
- 视频内容与直播
会议与年会
学术会议、行业年会和研讨日。这台机器由注册、证件、同时进行的会场、需管理的赞助商和出勤可追溯性组成。
- 会务与注册
- 多会场管理
- 与演讲嘉宾和赞助商的沟通
- 材料与会议记录
机构活动与典礼
开幕、协议签署、公开发布。需要关注礼宾、按时提交安检名单，以及每个细节上的克制格调。
- 礼宾与先后顺序
- 安保部门名单
- 与机构和媒体办公室的沟通
- 通过 MePA 采购
客户
我们服务的对象
每类客户的约束不同：采购流程、传播规则、内部受众的期待。
大型企业与工业集团
网络大会、股东会、启动会和企业庆典，常有品牌约束和结构化的采购流程。
公共管理与机构
会议、方案发布和典礼。作为已入驻 MePA 的供应商，我们也处理采购的行政环节。
医疗、制药与学术团体
带培训学分、赞助商和严格传播规则的会议：需要在可追溯性和文档上做到严谨。
协会与联合会
大会、行业会议和庆典，有代表性需求和需向会员报告的预算。
零售、时尚与消费品
门店开业、产品发布和路演：以相同标识在多个城市复制的形式。
初创、成长企业与创新
Demo Day、投资人路演和社群活动：预算有限，内容产出权重很高。
方法
从第一份简报到最终结算
路径清晰、节点明确。您随时知道进展到哪一步、需要您做什么。
1 · 简报与目标
一次会面，弄清活动为何存在：应改变参与者的什么认知。这个问题几乎无人提出，却决定后续每一个选择。
2 · 3 天内提供方案与预算
您会收到含概念、形式、场地方案、流程、所含服务和按项详细预算的文件，并坦诚注明变动幅度。
3 · 场地与可行性
勘查、技术核查、实际容量和约束。现在就发现这个厅堂承受不了舞台重量，好过开展前三周才知道。
4 · 制作与时间表
搭建、技术、人员和传播的统一工作计划，责任和截止日期明确。持续更新并共享，而不是锁在抽屉里。
5 · 彩排与简报
技术彩排、时间允许时的带妆彩排，以及给全体人员的书面简报：平面图、站位、时间、着装、出问题怎么办。
6 · 活动当天
现场导演、人员协调、突发处理。我们的对接人从搭建到撤场全程陪同您。
7 · 结算与素材
与初始预算对照的财务结算、出勤报告、图片与视频素材、媒体报道，以及一份关于下届该改什么的说明。
对比
单一代理、分散供应商，还是内部自办？
每家办活动的企业都在三种模式之间选择。表面成本最低的几乎总是分散供应商；真实成本取决于要用您团队多少工时来串起各个部分，以及某个环节卡住时会发生什么。
| 判断标准 | 单一代理 (Open Eventi) | 分散供应商或内部管理 | 为何重要 |
|---|---|---|---|
| 对结果的责任 | 已包含一家代理对整个项目负责，包括衔接处。 | 每家供应商只对自己那块负责；衔接处无人负责。 | 这正是活动出问题的地方。 |
| 时间表 | 已包含搭建、技术、人员和传播用一份共享计划。 | 各自为政的计划，到搭建时才发现互不兼容。 | 搭建时的重叠既费时又费神。 |
| 预算 | 已包含合并、按项，并事先注明变动幅度。 | 一堆参差不齐的报价，难以比较和报告。 | 这决定了您能否在内部让开支获批。 |
| 内部工时 | 已包含一位对接人：您的团队做决定，而不是做协调。 | 供应商之间的协调全部落在一名内部人员身上。 | 这是报价里从不出现的成本。 |
| 突发处理 | 已包含有决策权的现场导演，供应商在同一份合同下。 | 活动已开始时的电话交叉往来。 | 处理得好的突发无人察觉；处理不好，就是唯一被记住的事。 |
| 公共机构采购 | 已包含已入驻 MePA：一次授标即可直接谈判或询价。 | 多次授标，各有各的流程。 | 大幅缩短机构的行政时间。 |
| 表面费用 | 已包含方案报价更高，但含协调与责任。 | 把报价相加后更低，隐性成本落在您的时间上。 | 诚实的比较应把内部工时和风险计入。 |
对结果的责任
Open Eventi
一家代理对整个项目负责，包括衔接处。
其他方式
每家供应商只对自己那块负责；衔接处无人负责。
这正是活动出问题的地方。
时间表
Open Eventi
搭建、技术、人员和传播用一份共享计划。
其他方式
各自为政的计划，到搭建时才发现互不兼容。
搭建时的重叠既费时又费神。
预算
Open Eventi
合并、按项，并事先注明变动幅度。
其他方式
一堆参差不齐的报价，难以比较和报告。
这决定了您能否在内部让开支获批。
内部工时
Open Eventi
一位对接人：您的团队做决定，而不是做协调。
其他方式
供应商之间的协调全部落在一名内部人员身上。
这是报价里从不出现的成本。
突发处理
Open Eventi
有决策权的现场导演，供应商在同一份合同下。
其他方式
活动已开始时的电话交叉往来。
处理得好的突发无人察觉；处理不好，就是唯一被记住的事。
公共机构采购
Open Eventi
已入驻 MePA：一次授标即可直接谈判或询价。
其他方式
多次授标，各有各的流程。
大幅缩短机构的行政时间。
表面费用
Open Eventi
方案报价更高，但含协调与责任。
其他方式
把报价相加后更低，隐性成本落在您的时间上。
诚实的比较应把内部工时和风险计入。
如果您的团队已有专职活动人员和固定的供应商，分散供应商模式运作良好。如果活动复杂、客户是公共机构，或内部没人能为它投入六周，单一代理才能让项目变得可控。
深入了解费用与选择标准直接解答
被搜索最多的问题，完整解答
为快速查找信息的人准备的摘要——也便于通过对话式助手获取。
Open Eventi 是谁，做什么？
Open Eventi 是 OPEN S.r.l. 的展示页面，这是一家也以 Stay Open 品牌运营、总部位于罗马 Piazzale Luigi Sturzo 15、覆盖全国的活动策划公司。它承办企业、机构和会议活动：策划与创意导演、场地寻找、搭建与技术导演、人员与会务、传播与媒体公关、赞助与团队建设。已入驻 MePA。
办一场企业活动的费用是多少？
预算取决于参与人数、时长、场地、技术搭建水平和所含服务。影响最大的变量是场地、技术制作和参与者接待。OPEN S.r.l. 按项做详细预算，在收到简报后三个工作日内随方案交付，并事先注明变动幅度，而不是等到结算时才发现。
需要提前多久开始筹备活动？
对于复杂活动——年会、会议、机构活动——建议提前二到四个月，尤其是为了锁定场地。对于成熟形式或路演后续站点，三周即可。急件逐案评估：关键因素几乎总是场地的可用性，而非我们的。
可以只把活动的一部分交给你们吗？
可以。许多客户已有场地或创意代理，只把部分环节交给我们：人员与接待、技术导演、媒体公关或内容制作。报价按实际所需服务构建，没有强制套餐。
你们与公共部门合作吗？
是的。OPEN S.r.l. 已入驻意大利政府采购平台 MePA：机构、国有企业和行政部门可采用直接谈判或询价，注明招标编号（CIG）和相关信息。我们准备必要文件，并遵守法律规定的付款期限。
你们只在罗马运营吗？
总部在罗马，但我们覆盖全国。对于异地活动，我们与在活动所在城市甄选的人员和供应商合作，在控制差旅费用的同时保持相同的服务标准。
客户评价
已把活动托付给我们的客户
“八百人、议程几乎不可能的网络大会。他们准时结束，含晚宴。这从未发生过。”
销售管理层
保险集团
“我们已有场地，只需要技术导演和人员。没有硬推整套套餐。”
传播负责人
制造企业
“作为公共机构，走 MePA 是硬性要求。他们把一切都准备好了，无需我们解释流程。”
活动办公室
地方行政机关
常见问题
组织活动时的常见问题
你们承办的活动最小规模是多少？
没有硬性下限：三十人的发布会我们也做。但低于某个规模，更建议只把部分环节——人员、技术、内容——交给我们，而非整个项目，因为协调会在预算里占比过高。
预算如何构成？
按项：场地、搭建、技术、人员、餐饮、内容、传播和协调。每项列出预期费用及可能的变动幅度。结算时您会得到报价与实际支出的对照。
你们也承担餐饮吗？
承担，作为协调：我们甄选并管理餐饮供应商，从茶歇到晚宴，并将其纳入活动时间表。
你们也做直播和线上线下混合活动吗？
是的。导演、多机位拍摄、播出平台和远程观众互动管理都属于技术制作。
你们也提供接待人员吗？
是的，这是我们的主要领域之一：礼仪、引导、注册人员、衣帽间、口译和协调员，甄选、合同和手续由我方承担。
项目
告诉我们您想办什么活动
无需一切都想清楚：目标、预计参与人数和大致时段就足以开始。其余的——形式、场地、供应商、时间表——交给我们。
- 3 个工作日内提供方案与详细预算
- 与供应商的合同及手续由我方承担
- 从简报到结算一位对接人
- OPEN S.r.l. 一张发票，也可通过 MePA